Wenn man Briefe an Behörden, Unternehmen oder sogar an die Regierung schreiben möchte, ist es wichtig, dass man eine formale, treffende und höfliche Form wählt. Im Folgenden sind hilfreiche Ausdrücke und Tipps zu finden.
Es gibt mehrere Möglichkeiten etwas auszudrücken; für formale Briefe sollte man natürlich immer die offizielle Form verwenden und Umgangssprache vermeiden. Dazu gehören vor allem Abkürzungen wie ‘I’m, we’re…‘ und Ausdrücke, die eher im Mündlichen Verwendung finden.
Beispiel für formal and informal letter
Hier ein Beispiel, in dem der Unterschied sehr gut deutlich wird:
| Informal | Formal |
| Dear Amanda, I’m really sorry. We’ll have to meet at another time. Why don’t we get together next week? I’m afraid I won’t be able to come. Let me know ASAP. Best wishes, |
Dear Ms. Smith I am sorry to inform you that … Unfortunately, I have to postpone our appointment. We could possibly meet next week. I will not be able to attend the appointment. I look forward to hearing from you at your earliest convenience. Yours sincerely, |
Aufbau
Der Aufbau eines Briefes folgt einem einfachen Muster:
| Absender: | Vor- und Nachname Straße, Hausnummer PLZ, Ort Land |
|
| Adressat: | Firmenname Vor- und Nachname Straße, Hausnummer PLZ, Ort Land |
| Datum (Date) |
Dear Mr./Ms. …, oder Sir/Madam
Dann beginnt man mit einem Großbuchstaben in der nächsten Zeile und schreibt eine Einleitung.
Ausdrücke & Formulierungen
Sehr hilfreiche Ausdrücke (phrases) und gängige Formulierungen für eine Einleitung eines „formal letter“ sind:
- I am writing regarding … /In reference to your letter of … (date)
- I am writing to ask about …
- I would like to thank you for …
Anschließend lässt man ggf. einen Absatz und legt sein Anliegen dar. Beispielsweise so:
- I appreciate …
- I apologize for …
- In my opinion …/ As far as I know …
- Would you please be so kind as to …
- I would be grateful if …
- Please accept my apologies/ requests for …
Bevor man den Brief endgültig mit einer Schlussformel beendet, sollte man einen kurzen Schlusssatz formulieren. Dieser könnte wie folgt aussehen:
- I am available for an interview at your convenience.
- I am looking to hearing from you.
- I look forward to meeting you soon.
- I would be happy to help in any way I can.
- Please feel free to contact me if you have any questions.
- Thanking you very much in advance.
- Enclosed you will find …/ For your convenience I have enclosed…
(Wenn man Anlagen beigefügt hat, sollte man diese unter der Unterschrift angeben, indem man die Anzahl der Anhänge angibt.)
Enclosure(s): Anzahl der Anhänge
Vor der Unterschrift formuliert man eine geeignete Schlussformulierung:
- Sincerely,
- Yours sincerely,
- Yours faithfully,
- (Best/Kind regards,)
Dazu lässt sich sagen, dass die Formulierung ‘best regards’ etwas weniger formal ist als die anderen. Außerdem wird ‘yours faithfully‘ eher in Großbritannien verwendet und nicht in den USA.
Beachte, dass es auch beim Verfassen von Bewerbungen und Lebensläufen Unterschiede zum Deutschen gibt. Lies dazu die passenden Artikel.
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